Hướng dẫn thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.

– Theo quy định““Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.””

– Để nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng doanh nghiệp cần có chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp phần mềm. Nếu chưa có các bạn có thể liên hệ tại đây.

Nếu đăng ký phần mềm HDDT tại tongdaichukyso.com. Chúng tôi sẽ hỗ trợ khác hàng hoàn toàn.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng gồm 3 bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2: Gửi Hồ sơ lên cơ quan thuế qua mạng

Bước 3: Tra cứu lại kết quả

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng bao gồm:

1, Mẫu hóa đơn và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (file bản Word (.doc))

2, Thông báo phát hành hóa đơn ( file có định dạng XML)

Lưu ý: Bước chuẩn bị hồ sơ này rất quan trọng bởi nếu làm không đúng thì chúng ta sẽ mất thời gian sửa và nộp lại hoặc khi nộp qua mạng sẽ báo lỗi.

Ví dụ: Mẫu hóa đơn điện tử có Mẫu số : 01GTKT0/001, Ký hiệu AA/19E (19 là năm 2019, E là hóa đơn điện tử), Số ….

Ngày thông báo phát hành và nộp hồ sơ qua mạng lên cơ quan thuế 7/5/2019 và ngày bắt đầu sử dụng 9/5/2019. Ta làm như sau

Mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng HDDT:  (nhà cung cấp HDDT sẽ gửi mẫu hóa đơn và quyết định sd HDDT)

– Bạn lưu chung Mẫu hóa đơn và quyết đinh sử dụng HDDT vào một file word (khi lưu bạn nhớ lưu ở định dạng .doc nhé ).

– Cách chèn mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng HDDT từ file ảnh (PNG, JPG…) vào file word như sau:

Mở Word lên sau đó vào Insert ⇒ Picture⇒ chọn mẫu hóa đơn hoặc Quyết định HDDT ⇒ Insert

Sau khi chèn mẫu hóa đơn và Quyết định sử dụng HDDT bạn lưu lại dưới định dạng (.doc)

 (Trường hợp Mẫu hóa đơn và Quyết định là file PDF để chuyển sang file Ảnh thì ta có thể chuyển online trên trang web pdftoimage.com sau đó ta chèn vào file word như ở bước trên)

 Thông báo phát hành hóa đơn: Các bạn làm trên phần mềm HTKK (nên làm trên phần mềm HTKK mới nhất).

Khi bạn điền các thông tin:  Lưu ý ở Ngày bắt đầu sử dụng phải sau ít nhất 2 ngày kể từ ngày thông báo.

Bấm Kết xuất bạn chọn Kết xuất file XML

Bước 2: Nộp Thông báo phát hành, Mẫu hóa đơn và Quyết định sử dụng HĐĐT , lên cơ quan thuế qua mạng.

Nộp Thông báo phát hành hóa đơn trước sau đó mới nộp Mẫu hóa đơn+ quyết đinh sử dụng HDDT

Bài viết này hướng dẫn cho các bạn đang dùng hệ thống của Tổng cục Thuế (Trường hợp các bạn đang dùng TVAN thì đăng nhập vào hệ thống TVAN để nộp)

Hiện hệ thống khai thuế qua mạng của Tổng cục Thuế có 2 trang web http://thuedientu.gdt.gov.vn và  http://nhantokhai.gdt.gov.vn

Doanh nghiệp có MST ở TP. Hồ Chí Minh sử dụng trên web http://nhantokhai.gdt.gov.vn  . Doanh nghiệp có MST ở các tỉnh thành còn lại sử dụng hệ thống web http://thuedientu.gdt.gov.vn  

Các bước làm trên hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn cũng gần như nhantokhai.gdt.gov.vn . Chúng tôi sẽ hướng dẫn trên hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn các bạn dùng hệ thống nhantokhai.gdt.gov.vn có thể làm tương tự.

Nếu dùng thuedientu.gdt.gov.vn trên trình duyệt Google chorme máy tính cần cài đặt công cụ ký điện tử esigner java, máy tính chưa cài đặt có thể xem hướng dẫn cài đặt Tại Đây

Cắm Usbtoken vào máy tính (UsbToken còn hạn dùng và máy tính đã cài driver token)

Bước 2.1  Truy cập vào trang http://thuedientu.gdt.gov.vn  

Tiếp theo chọn phân hệ Doanh nghiệp sau đó bấm Đăng nhập. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu sau đó bấm đăng nhập

Sau khi đăng nhập thành công ta tiến hành Nộp thông báo phát hành trước.

(Đối với doanh nghiệp lần đầu nộp thông báo phát hành chưa Đăng ký tờ khai “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” trên hệ thống thì ta tiến hành đăng ký như sau:  vào Khai thuế ⇒ Đăng ký tờ khai ⇒ Chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn sau đó bấm Tiếp tục ⇒ Chấp nhận)

Bước 2.2 Chọn tờ khai: Khai thuế ⇒ Nộp tờ khai XML ⇒ Chọn tệp tờ khai (Chọn Thông báo phát hành hóa đơn )

Bước 2.3  Chọn tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn  ⇒ Open

Bước 2.4  Ký điện tử: Ký điện tử ⇒ Nhập mã PIN của Token ⇒  Chấp nhận

Bước 2.5   Sau khi ký thành công bấm OK và bấm Nộp tờ khai

Tờ khai nộp thành công sẽ có thông báo như sau:

Tiếp theo ta Nộp mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng HDDT 

(mẫu hóa đơn và quyết đinh sử dụng HDDT được lưu vào 1 file word)

Bước 2.6     Vào Tra cứu  ⇒ Tờ khai  ⇒ ở mục Tờ khai chọn Thông báo phát hành hóa đơn  ⇒ Tra cứu

Bước 2.7    Bảng kết quả tra cứu hiện ra. ở mục Gửi phụ lục ta bấm chuột vào đó

Bước 2.8   Tiếp theo ta chọn tệp tờ khai

Bước 2.9   Chọn file mẫu hóa đơn và quyết dịnh định sử dụng HDDT. sau đó Bấm Open

Bước 2.10   Ký điện tử

Nhập mã PIN sau đó nhấn Chấp nhận

Bước 2.11  Tờ khai ký thành công bấm Ok sau đó bấm Nộp tờ khai

Bước 2.12   Tra cứu lại các tờ khai đã nộp: Ta làm như Bước 2.7 nếu kết quả tra cứu như ở dưới là bạn đã hoàn thành việc Nộp thông báo phát hành hóa đơn, Mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 3: Tra cứu kết quả: Kiểm tra kết quả xét duyệt Hồ sơ Thông báo phát hành Hóa đơn Điện tử của Cơ quan Thuế

– Link tra cứu tại đây http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html

Ví dụ: MST 010872xxxx có ngày phát hành là 16/05/2019 và Ngày sử dụng là 18/05/2019. Ngày tra cứu là ngày 18/05/2019 thì ta làm như sau

Bước 3.1 Truy cập http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html nhập các thông tin sau đó bấm Tìm kiếm . Nếu có kết quả sẽ như Bước 3.2, nếu không có kết quả sẽ như Bước 3.3

Bước 3.2 Danh sách thông báo phát hành hiện ra bấm vào ngày phát hành để xem chi tiết

Kết quả tra cứu có Tên loại hóa đơn, mẫu số , Ký hiệu … và đặc biệt là Ngày bắt đầu sử dụng. Như vậy từ ngày 18/05/2019 ta có thể xuất  hóa đơn điện tử cho khách hàng đươc.

Bước 3.3 Trường hợp Tra cứu không có kết quả sẽ có thông báo như sau

Ta thử nhập lại Ngày phát hành từ 01/01/2019 đến 31/12/2019 (hóa đơn phát hành trong năm 2019)

Nếu có các thông số  Ngày phát hành như Bước 3.2 thì ta bấm xem chi tiết như Bước 3.2

Nếu vẫn xuất hiện Thông báo: Không tìm thấy kết quả tra cứu! thì các bạn cần liên hệ tới Phòng Ấn chỉ trực thuộc Cơ quan Thuế quản lý của đơn vị để xác nhận nguyên nhân không duyệt Hồ sơ

Chúc các bạn thành công!