Chữ ký số hết hạn thì phải làm sao? Những rắc rối khi quên gia hạn

Chữ ký số ngày càng có vai trò quan trọng, không thể thiếu với bất kỳ doanh nghiệp nào tại Việt Nam. Chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong các giao dịch trực tuyến của doanh nghiệp như ký kết hợp đồng, hoá đơn điện tử, kê khai nộp thuế, kê khai hải quan, kê khai BHXH… Chữ ký số bảo mật và an toàn hơn so với chữ ký tay truyền thống.

Thông thường chữ ký số có thơi hạn sử dụng nhất định, khi hết hạn muốn tiếp tục sử dụng thì bạn phải gia hạn với nhà cung cấp. Việc chữ ký số hết hạn có thể gây ra nhiều phiền toái cho cá nhân hay doanh nghiệp. Vậy khi gặp phải tình huống này, bạn cần làm gì?

Bài viết này tongdaichukyso.com sẽ giải đáp thắc mắc “chữ ký số hết hạn thì phải làm sao”, cung cấp thông tin hữu ích về nguyên nhân, tác động, cách xử lý.

Nguyên nhân khiến chữ ký số hết hạn

Chữ ký số có thời gian hiệu lực nhất định, thường được quy định bởi nhà cung cấp dịch vụ. Thời gian này có thể dao động từ vài tháng đến vài năm, tùy thuộc vào chính sách của từng nhà cung cấp. Các nguyên nhân dẫn đến việc chữ ký số hết hạn bao gồm:

Hết hạn hợp đồng: Chữ ký số của bạn được cấp phép sử dụng theo hợp đồng và thời hạn sử dụng trong hợp đồng đã hết

Hết hạn do vi phạm: Đôi khi, chữ ký số bạn đang sử dụng có thể bị hủy trước thời hạn do vi phạm các quy định của nhà cung cấp hoặc chưa bổ xung đầy đủ thông tin theo quy định

Điều gì sẽ xảy ra khi chữ ký số hết hạn?

Không thực hiện gia hạn chữ ký số kịp thời có thể dẫn đến nhiều hệ quả nghiêm trọng. Chữ ký đã hết hiệu lực sẽ khiến các giao dịch của bạn trở nên không hợp lệ, dẫn đến mất thời gian và tài nguyên quý báu để giải quyết các vấn đề phát sinh. Hơn nữa, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác.

Doanh nghiệp gặp gắp rối khi quên gia hạn CKS

Chữ ký số hết hạn khiến doanh nghiệp không thể kê khai nộp thuế qua mạng theo đúng thời giạn quy định dẫn đến việc chậm nộp thuế có thể bị xử phạt.

Doanh nghiệp không thể sử dụng CKS để kê khai, thanh toán hải quan điện tử nếu chữ ký số đã hết hạn hoặc bị tạm khoá. Bạn sẽ phải làm công văn gửi Hải Quan để được reset lại trên hệ thống và thời gian có thể phải mất vài ngày mới xứ lý xong, điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp.

Việc chữ ký số hết hạn có thể dẫn đến nhiều rủi ro như:

• Hệ lụy pháp lý: Các giao dịch không thể thực hiện được.
• Mất mát tài chính: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện giao dịch hoặc bị phạt do vi phạm hợp đồng.
• Uy tín: Danh tiếng của cá nhân hoặc tổ chức có thể bị ảnh hưởng bởi các giao dịch bị trì hoãn.

Cần làm gì khi chữ ký số hết hạn?

Để không ảnh hưởng đến việc khai thuế, bảo hiểm, hải quan, hoá đơn điện tử thì doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra thời hạn của chữ ký số và thực hiện gia hạn trước khi hết hạn.

Khi chữ ký số bị khóa do hết hạn, bạn cần liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số của mình để tiến hành gia hạn hoặc cấp mới

Các bước thực hiện như sau

Bước 1: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số

Hiện tại tổng đài chữ ký số tongdaichukyso.com là đơn vị gia hạn chữ ký số uy tín của tất cả các nhà cung cấp dịch vụ CKS. Quý khách hàng chỉ cần liên hệ số hotline 0906282276 sẽ được hỗ trợ gia hạn, mở khoá nhanh nhất.

Bạn cần cung cấp các thông tin liên quan như tên doanh nghiệp/cá nhân, mã số thuế và thông tin chữ ký số đã hết hạn và tiến hành gửi bản scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ liên quan và gửi cho đại lý chữ ký số qua số hotline 0906282276

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ để gia hạn

Hồ sơ pháp lý: Bạn cần chuẩn bị giấy đăng ký kinh doanh (bản sao), CCCD (bản sao) của người đại diện pháp luật.

Hợp đồng gia hạn:

• Nếu token của bạn còn hạn sử dụng thì chỉ cần ký hợp đồng điện tử
• Nếu token của bạn đã quá hạn sử dụng thì bạn cần ký hợp đồng mới đóng dấu mộc tươi.

Bước 3: Xác nhận và thanh toán:

Nhà cung cấp, đại lý sẽ kiểm tra thông tin bạn gửi và báo giá các gói cước để bạn lựa chọn

Sau khi thống nhất gói cước và thanh toán chi phí, chúng tôi sẽ tiến hành gia hạn chữ ký số ngày trên USB token của bạn thông qua phần mềm điều khiển từ xa Ultraview.

Trong trường hợp chữ ký số của bạn còn thời hạn sử dụng thì sẽ được cộng dồn và gói đăng ký mới.

Bước 4: Update chứng thư số mới lên hệ thống thuế, hải quan…

Sau khi gia hạn thành công, nhân viên kỹ thuật sẽ giúp bạn cập nhật chứng thư số mới lên những hệ thống bạn đang sử dụng VD: thuế điện tử, bảo hiểm, hoá đơn điện tử, hải quan…

Lưu ý:

Gia hạn trước khi hết hạn: Bạn nên gia hạn chữ ký số trước khi nó hết hạn để tránh gián đoạn công việc.

Thường xuyên kiểm tra thời hạn của chữ ký số để chủ động gia hạn

Nếu gặp vấn đề về kỹ thuật, hãy yêu cầu hỗ trợ từ bộ phận chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp chữ ký số.

Cách kiểm tra tình trạng chữ ký số

Để kiểm tra tình trạng chữ ký số của bạn, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Cắm USB Token chữ ký số vào máy tính
Bước 2: Mở phần mềm quản lý USB Token Manage của nhà cung cấp lên
Bước 3: Click vào phần chứng thư số, sau đó nhập mã pin
Bước 4: Click vào tên công ty => click vào dãy số bên dưới và chọn xem chứng thư số

Thời hạn chữ ký số sẽ hiện thị ngày tháng năm bắt đầu và kết thúc

Tham khảo:

Cách kiểm tra thời hạn chữ ký số Vina
Cách kiểm tra thời hạn chữ ký số Viettel
Cách kiểm tra thời hạn chữ ký số Newtel

Việc duy trì hiệu lực của chữ ký số là rất quan trọng đối với cả cá nhân và doanh nghiệp. Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch mà còn góp phần nâng cao độ tin cậy trong môi trường kinh doanh hiện đại. Hãy luôn kiểm tra và kịp thời gia hạn để tránh những rắc rối không đáng có.