Chứng thư số hết hiệu lực là gì? Gia hạn chữ ký số xong cần làm gì?

Chứng thư số hết hiệu lực là gì?

Khi bạn gặp thông báo lỗi chữ ký số hết hạn hay hết hiệu lực thì điều này có nghĩa là chữ ký số mà bạn đang sử dụng của nhà cung cấp đã hết hạn và không còn hiệu lực nên không thể sử dụng để kê khai thuế hay thực hiện các giao dịch điện tử.

Thông thường mỗi gói chữ ký số thường được cấp phép sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định thường là từ 1 đến 4 năm tuỳ theo nhà cung cấp, sau đó chữ ký số sẽ hết hạn và không thể sử dụng để ký tài liệu, để tiếp tục sử dụng thì bắt buộc bạn phải gia hạn chữ ký số hoặc đăng ký gói chữ ký số mới.

Quy trình gia hạn chữ ký số

Để gia hạn chữ ký số, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây. Quy trình gia hạn thường khá đơn giản và có thể thực hiện trực tuyến hoặc liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.

1. Chuẩn bị thông tin và hồ sơ

Trước khi gia hạn, bạn cần chuẩn bị các thông tin và một số giấy tờ sau:

Bản sao giấy phép kinh doanh.
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật/chủ doanh nghiệp.

2. Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số

Nhà cung cấp phổ biến: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA, VINA-CA, VIN-CA v.v.

Cách liên hệ: Gọi điện thoại trực tiếp tới số hotline 0906.282.276 để được tư vấn các thủ tục cần thiết và hỗ trợ gia hạn chữ ký số nhanh chóng

3. Quy trình gia hạn chữ ký số

Bước 1: Kiểm tra thời hạn chữ ký số

Đăng nhập vào phần mềm chữ ký số hoặc trang quản lý của nhà cung cấp để kiểm tra ngày hết hạn.

Bước 2: Yêu cầu gia hạn

Liên hệ với nhà cung cấp và yêu cầu gia hạn chữ ký số theo số hotline ở trên

Cung cấp thông tin và hồ sơ cần thiết như bản sao GPKD, Mã số thuế, CCCD của người đại diện pháp luật

Bước 3: Nhân viên dịch vụ chữ ký số sẽ gia hạn trực tiếp trên token của bạn thông qua phần mềm

Sau khi bạn gửi hồ sơ cần thiết, nhân viên dịch vụ chữ ký số sẽ tiến hành gia hạn trực tiếp trên USB token của bạn

Tiếp theo, nhân viên của chúng tôi sẽ cập nhật thông tin chứng thư số mới lên các hệ thống thuế, hải quan, BHXH cho khách hàng

Bước tiếp theo, nhân viên của chúng tôi sẽ tiến hành gửi hợp đồng dịch vụ gia hạn chữ ký số và ký số trực tiếp

Cuối cùng, khách hàng thanh toán chuyển khoản cho chúng tôi

Các công việc cần thực hiện sau khi gia hạn chữ ký số

Sau khi gia hạn chữ ký số, có một số công việc cần thực hiện:

Khai báo lại chứng thư số trên thuế điện tử

Khách hàng cần thực hiện cập nhật lại chữ ký số trên hệ thống thuế điện tử. Trong trường hợp bạn không cập nhật chứng thư số mới thì chữ ký số sẽ không sử dụng được để gửi tờ khai.

Để cập nhật thông tin chứng thư số trên hệ thống thuế điện tử (eTax), Quý khách vui lòng thực hiện như sau:

Bước 1: Cắm USB token vào máy tính.

Bước 2: Truy cập vào thuedientu.gdt.gov.vn > Chọn “Doanh nghiệp”

Bước 3: Nhấn chọn “Đăng nhập” > Nhập thông thông tin tài khoản > Nhấn “Đăng nhập”.

Bước 4: Khi hoàn tất quá trình đăng nhập, Quý khách vui lòng chọn “Quản lý tài khoản” > “Thay đổi thông tin dịch vụ”.

Bước 5: Hệ thống sẽ hiển thị những thông tin dịch vụ điện tử mà đơn vị đã đăng ký, bao gồm “Khai thuế điện tử” và “Nộp thuế điện tử”. Chọn dịch vụ cần cập nhật thông tin chứng thư số và nhấn “Thay đổi thông tin dịch vụ”.

Bước 6: Nhấn “Thay đổi CKS” và chờ hệ thống lấy thông tin chứng thư số mới và nhấn “Tiếp tục”.

Bước 7: Nhấn “Ký và gửi” để hoàn thành quá trình cập nhật thông tin chứng thư số.

Khai báo lại trên BHXH:

Đối với việc thay đổi chữ ký số trên Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH), bạn cần thực hiện khai báo lại thông tin chữ ký số trên hệ thống.

Thủ tục thay đổi thông tin chữ ký số khá đơn giản, bạn chỉ cần cung cấp mã PIN cũ và mã PIN mới cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Sau khi thay đổi thông tin chữ ký số, bạn cần sử dụng mã PIN mới để ký các tài liệu điện tử.

Khai báo lại trên Hải quan

Nếu bạn sử dụng chữ ký số trong quá trình thực hiện thủ tục liên quan đến Hải quan, bạn cần thực hiện khai báo lại chữ ký số trên hệ thống Hải quan.

Nếu doanh nghiệp mới gia hạn chữ ký số thì cần nhanh chóng cập nhật thông tin chứng thư số trên website của Tổng cục Hải quan và Hệ thống VNACSS tại website: https://www.customs.gov.vn

Sau đó chọn tab Dịch vụ công, nhấn vào mục Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp.

Bước 2: Tiếp tục nhấn chọn mục Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị.

Bước 3: Trên màn hình Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị, sau đó nhấn Cập nhật thông tin chữ ký số của tài khoản quản trị.

Bước 4: Sau khi cập nhật thông tin chữ ký số của tài khoản quản trị thành công, nhấn Xác nhận danh sách người dùng.

Bước 5: Hiển thị cửa sổ nhập mã PIN USB Token và Nhấn OK.

Lưu ý: Khi gia hạn chữ ký số tại tongdaichukyso.com khách hàng sẽ không phải thực hiện các thao tác trên, nhân viên của chúng tôi trong quá trình gia hạn chữ ký số sẽ cập nhật chứng thư số mới cho khách hàng trên các hệ thống thuế, hải quan và BHXH

Những lưu ý khi gia hạn chữ ký số

Gia hạn sớm: Nên gia hạn trước khi chữ ký số hết hạn để tránh gián đoạn công việc.

Kiểm tra thông tin: Đảm bảo thông tin đăng ký chính xác và cập nhật.

Bảo mật thông tin: Không chia sẻ thông tin cá nhân và mã PIN với người khác.