Hướng dẫn chi tiết các bước ký chữ ký số trên file Excel 2016

Ký số trên file Excel là quá trình sử dụng chữ ký số (digital signature) để xác thực và đảm bảo tính toàn vẹn của file Excel. Khi ký số, file Excel sẽ được gắn một chữ ký điện tử có giá trị pháp lý, giúp xác định người ký và đảm bảo rằng nội dung file không bị thay đổi sau khi ký.

Mục đích của việc ký số trên file Excel

• Xác thực người ký: Chứng minh file Excel được ký bởi người có thẩm quyền.
• Đảm bảo tính toàn vẹn: Nội dung file Excel không bị thay đổi sau khi ký.
• Tuân thủ pháp lý: Đáp ứng các yêu cầu pháp lý trong giao dịch điện tử, ký hợp đồng, hoặc báo cáo tài chính.

Trong bài viết dưới đây, TONGDAICHUKYSO.COM sẽ hướng dẫn chi tiết để khách hàng từng bước ký số trên file Excel 2026 thành công

Chuẩn bị

Trước khi thực hiện ký số trên file excel, bạn cần cài đặt phầm mềm chữ ký số của nhà cung cấp và kết nối thiết bị USB Token với máy tính.

Ngoài ra, bạn cần kiểm tra xem chữ ký số còn thời hạn sử dụng hay không, nếu chữ ký số đã hết hạn thì không thể ký được.

Lưu ý máy tính phải có kết nối mạng ổn định thì như vậy mới có thể thực hiện các thao tác ký số trên file Excel.

Ở bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn ký số trên phần mềm Microsoft Office Excel bản 2016, các phiên bản khác bạn cũng làm tương tự

Có 2 hình thức ký số trên file Excel đó là: Ký số có xác định vị trí ký và ký số không xác định vị trí ký.

Hướng dẫn ký số không xác định vị trí trên Excel 2016

Trước khi ký số cần cắm USB token chữ ký số vào máy tính

Bước 1: Bật phần mềm Excel  => vào thẻ File để mở file cần ký số

Bước 2: Chọn Info => Protect Workbook => Add a Digital Signature để thêm chữ ký số vào file Excel.

Bước 3: Một cửa sổ mới xuất hiện, bạn làm theo hướng dẫn sau:

Chọn Approved this document (số 1) => chọn Change (số 2) nếu bạn muốn thay thế chữ ký số, bỏ qua bước này nếu bạn muốn làm mới. => chọn Sign (số 3)

Sau đó bạn nhập vào mã PIN chữ ký số của bạn để tiến hành đăng nhập

Bước 4: Thông báo thành công, tiếp tục nhấn OK để hoàn thành.

Tiếp theo nhấp chuột phải vào khung Signatures nằm ở góc bên phải màn hình như hình bên dưới.

Nếu bạn muốn xem chi tiết chữ ký số đã ký trên file Excel thì chọn Signature Details

Nếu muốn xoá chữ ký đã ký trên file Excel thì chọn Remove Signature (hoặc Edit Anyway để thay đổi chữ ký)

Hướng dẫn ký số có xác định vị trí trên Excel 2016

Trước khi ký số lưu ý cắm thiết bị USB token vào máy tính

Bước 1: Mở phần mềm Excel trên máy tính lên, sau đó mở file Excel cần ký số, nhấp con trỏ chuột vào vị trí cần chèn ký số.

Vào  “Insert” tiếp tục chọn “Signature Line”. Sau đó cửa sổ “Signature Setup” sẽ xuất hiện, điền đầy đủ thông tin gồm tên người ký, chức danh và địa chỉ email, sau khi điền xong chọn “OK” để hoàn tất.

Ngay lập tức hộp thoại chữ ký sẽ xuất hiện ngay trên trang văn bản.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào hộp thoại chữ ký, chọn “Sign” hoặc nhấn đúp chuột vào hộp thoại chữ ký.

Bước 3: Trong trường hợp bạn muốn chèn logo cho chữ ký số, thì click chọn “Select Image”, lựa chọn logo cần được sử dụng, sau đó chọn “Sign” để hoàn tất.

Bước 4: Lúc này, cửa sổ thông báo sẽ xuất hiện, chọn “OK” để kết thúc việc ký số.

Chữ ký sẽ hiển thị trên màn hình như bên dưới và bạn đã hoàn tất việc chèn chữ ký vào file Excel

Như vậy bài viết trên đã hướng dẫn bạn chi tiết các bước để chèn chữ ký số trên file Excel 2016. Chúc các bạn thành công.

Những lưu ý khi ký số trên file Excel

Khi ký số trên file Excel, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ, bảo mật và tuân thủ các quy định pháp lý. Dưới đây là những lưu ý chi tiết:

Nên kiểm tra thời hạn của chữ ký số trước khi ký.Trong trường hợp chữ ký số đã hết hạn thì bạn cần liên hệ tới số hotline 0906.282.276 để được gia hạn nhanh chóng, chỉ 40p sau khi có yêu cầu.

Chuẩn bị file Excel trước khi ký, các File Excel cần được lưu dưới định dạng .xlsx hoặc .xls.

Khóa file (nếu cần): Để tránh thay đổi nội dung sau khi ký, bạn có thể đặt mật khẩu bảo vệ file.

Kiểm tra nội dung: Đảm bảo nội dung file chính xác và hoàn chỉnh trước khi ký.

Nếu bạn có nhu cầu đăng ký mới, gia hạn chữ ký số hãy liên hệ ngay tới số hotline 0906.282.276. Chúng tôi hiện đang có chương trình khuyến mãi hấp dẫn dành cho khách hàng đăng ký mới và gia hạn.

Dịch vụ chữ ký số mà chúng tôi phân phối có thủ tục đơn giản, hỗ trợ tích hợp sẵn trên hệ thống thuế, hải quan, BHXH. Khách hàng được hỗ trợ mọi lúc, mọi nơi, trong suốt quá trình sử dụng.